Stappenplan oprichten bewonerscommissie

1 Neem het initiatief

Vaak zijn plannen van Bo-Ex voor groot onderhoud, renovatie of sloop, maar ook klachten over achterstallig onderhoud of leefbaarheid in en om het complex aanleiding om ‘de koppen bij elkaar’ te steken. Zodra bewoners rond het wonen iets gaan organiseren en daarbij met elkaar samenwerken kun je spreken van een bewonersorganisatie.
Is er op uw wooncomplex nog geen Bewonerscommissie en hebben huurders het plan opgevat om een bewonerscommissie op te richten, dan is de eerste stap met elkaar voorstellen maken. Het is dan ook goed om afspraken te maken over wat men wil bereiken, hoe men dit gaat aanpakken en hoe men wil samenwerken.

De belangrijkste punten om afspraken over te maken zijn:
• Welke doelen wil men bereiken? Dat kan een heel concreet doel zijn, bijvoorbeeld klachten over achterstallig onderhoud verzamelen en aankaarten bij Bo-Ex of oplossen van een verkeersonveilige situatie door namens de huurders medewerking verkrijgen bij gemeentelijk diensten.
• Voor welk woongebied gaat men zich inzetten of uit wie bestaat de (eventuele) achterban?
• Welke middelen worden voor het doel ingezet? Is dat bijvoorbeeld overleg met andere partijen en collega-organisaties, sociale activiteiten of (juridische) acties?
• Welke werkwijze en taakverdeling wil men hanteren? Hoe overleg je intern, wie doet wat? Zorg dat het werk goed verdeeld wordt en niet op een enkeling neerkomt.
• Hoe verloopt de communicatie met de achterban? Hoe informeert men mede-huurders waarmee men bezig is, hoe wordt de achterban betrokken bij het formuleren van in te nemen standpunten of opzetten van activiteiten? En denk ook hoe de bewonerscommissie zich gaat noemen en presenteren, hoe maakt zij zich bekend aan derden (verhuurder, andere bewonersorganisaties).

2 Verwerf steun

Zodra een aantal bewoners de ideeën voor een bewonerscommissie heeft uitgewerkt is het van belang om hierover met de achterban in contact te komen. Dat kan op verschillende manieren zoals door het organiseren van een informatieavond, het verzorgen van een nieuwsbrief of het verzamelen van handtekeningen onder medebewoners.

In geval van een bekendmaking aan de bewoners vermeld dan:
het voornemen een bewonersorganisatie te willen oprichten
welke de doelstellingen zijn
de wijze waarop men de bewoners vraagt deel te nemen
de mogelijkheid dat belangstellenden zich kunnen aanmelden
naam, adres, telefoonnummer van de initiatiefnemer(s)
ingeval van een bewonersvergadering vermeld datum, tijd  en plaats van de bewonersvergadering.

Tijdens een voorlichtingsavond zelf kan vastgesteld worden:
of een bewonerscommissie van belang is voor het complex?
of de achterban de doelstellingen en de werkwijze steunt?
welke organisatievorm men kiest?
of voldoende mensen in de buurt zich voor de bewonerscommissie willen gaan inzetten?
hoe de vertegenwoordiging plaatsvindt ?
of de contactpersonen / het bestuur van de (nieuwe) bewonersorganisatie namens u overleg mogen voeren met Bo-Ex, de gemeente, de politie en eventueel met STOK?
welke stappen men als eerste moet ondernemen?

Zorg dat tijdens de vergadering:
• de presentielijst met naam, adres en handtekening wordt getekend
•  er een verslagje van de bijeenkomst wordt gemaakt met de vermelding hoeveel mensen instemden met de oprichting en met bevoegdheden van de bewonersorganisatie

STOK hoeft bij het toelaten van bewonerscommissies als lid zich niet persé aan de voorwaarden van de Bo-Ex te conformeren maar informeert de Bo-Ex wel over aansluiting.  STOK of Bo-Ex stellen aan bewonerscommissies niet de eis dat zij een vereniging of stichting moeten zijn. Om hoofdelijke aansprakelijkheid te voorkomen en voor het doen bepaalde rechtshandelingen (zoals: naar de rechter stappen, soms voor het openen van een aparte bankrekening) is het wel van belang om te zorgen voor statuten die bij de notaris worden gepasseerd.

Het buurtteam en andere maatschappelijke instellingen in de wijk waar de woningen liggen bieden soms praktische ondersteuning. Ook bij STOK en de Bo-Ex is de nodige informatie verkrijgbaar.

3 Aansluiting bij STOK

Huurders van Bo-Ex in de regio Utrecht die zich hebben verenigd in een bewonerscommissie, kunnen zich aansluiten bij STOK. Redenen om zich aan te sluiten kunnen zijn:
• invloed uitoefenen
Via  STOK kunnen bewonerscommissies invloed uitoefenen op over het beleid van de Bo-Ex.
Leden van Bewonerscommissies kunnen binnen STOK stedelijk overleg en afstemming organiseren rond zelf gekozen thema’s of actiepunten. Daarmee adviseren zij op directe wijze de besluitvorming van het bestuur.
De bij STOK aangesloten bewonerscommissies hebben een stem op de Algemene Ledenvergadering. Tijdens deze vergadering vindt informatie-uitwisseling plaats tussen STOK en de bewonerscommissies en worden standpunten ingenomen en toegelicht.
Over actuele beleidsthema’s kunnen met instemming van de Algemene Ledenvergadering Bewonerscommissies werk- en/of themagroepen instellen. Er zijn werkgroepen ingesteld waarin leden van de bewonerscommissies met het bestuur en medewerkers van Bo-Ex plannen maken voor aanpassing of nieuw beleid van Bo-Ex en/of STOK.
Voor het bestuur van STOK zijn de opvattingen van de ledenvergaderingen bepalend voor het overleg met Bo-Ex. Uw inbreng is belangrijk voor het bestuur om de problemen van de huurders goed naar voren te kunnen brengen en hun algemene belangen te behartigen.
Geinformeerd worden
STOK informeert op verschillende wijzen de bewonerscommissies. Dat doet zij met Nieuwsbrieven en via deze website www.stokachterdedeur.nl.
Verder is er in de Werk- en Themagroepen en tijdens de Algemene Ledenvergaderingen gelegenheid om te luisteren naar elkaars ervaringen en om tips uit te wisselen. Elke bewonerscommissie licht haar activiteiten toe, wat eventuele problemen waren en geeft aan wat ze heeft bereikt. Andere bewonerscommissies kunnen daar hun voordeel mee doen.
• Faciliteiten Woonbond
Aangezien STOK lid is van de Woonbond biedt dat de aangesloten bewonerscommissie de mogelijkheid zich als zodanig bij de Woonbond te laten registreren. Daardoor kunnen zij gebruik maken van de faciliteiten die de Woonbond biedt, zoals telefonische vragen stellen aan de Huurderslijn en met korting gebruik maken van het cursus- en informatieaanbod. De bij STOK aangesloten bewonerscommissies kunnen verder allerlei informatiebrochures bestellen. STOK heeft een budget om deze kosten te kunnen betalen.

4 Erkenning door Bo-Ex

Bo-Ex voert overleg met vertegenwoordigers van de huurders van een bepaald complex over haar beleid voor dat complex, zoals het uit te voeren onderhoud. Ook stelt Bo-Ex faciliteiten aan bewonerscommissies ter beschikking, zoals financiële ondersteuning.
Bewonerscommissies moeten wel aan bepaalde (democratische) voorwaarden voldoen om door Bo-Ex als BC erkend te worden als vertegenwoordiger van een groep huurders.

STOK en BO-Ex zijn de samenwerkingsovereenkomst uit 2012 aan het vernieuwen. Hierin zijn onder andere opgenomen de financiële regeling, de rechten en plichten van zowel verhuurder als bewonersorganisaties (ook bewonerscommissies). De informatie aangaande de financiële bijdrage van Bo-Ex is gedateerd. Zie de meest recente regeling financiering bewonerscommissies.
Voor meer informatie over de werkwijze van een bewonerscommissie en de samenwerking van de commissie met Bo-Ex, zie de regeling samenwerking bewonerscommissies en Bo-Ex.

5 Praktische aangelegenheden

Nieuwe bewonerscommissies die de Samenwerkingsovereenkomst van 2019 tekenen moeten een aantal dingen regelen, namelijke een mailadres van de bewonerscommissie zelf (dus geen privé mailadres) en een eigen rekening. Dat kan een middels een -zoals dat heet- een V&S of een En/Of rekening.

STedelijk Overleg Kommissies Bo-Ex (dat is de Vereniging van Bewonerscommissies van Bo-Ex in Utrecht en Nieuwegein)